Как организовать работу в команде, чтобы всем было удобноКак создать сотрудникам комфортные условия работы и что делать, чтобы достигать поставленных целей в срок.
1. Ставьте конкретные цели
Когда все сотрудники понимают, что должно получиться в итоге, команде проще расставлять приоритеты и качественно выполнять задачи. Цели – и краткосрочные, и долгосрочные – должны быть:
После определения общей цели можно формулировать планы для сотрудников или отделов. И применять к ним те же правила.
2. Распределяйте роли
У каждого члена команды должны быть чёткие задачи и обязанности. Иначе может возникнуть ситуация, когда несколько человек будут заниматься одним делом одновременно, не зная об этом, а про какое то важное поручение все забудут.
Можно сделать для каждого сотрудника (если речь о маленьком коллективе) или отдела (для крупных компаний) небольшую памятку с распределением ролей внутри команды. Тогда каждый будет знать, к кому обращаться, если понадобится дополнительная информация или помощь.
А для эффективного распределения задач руководителю компании или отдела важно хорошо знать каждого сотрудника, его сильные и слабые стороны. Это позволит повысить продуктивность и отдельного работника, и всей команды.
3. Планируйте
Путь к достижению общей цели должен иметь прозрачную структуру и состоять из понятных этапов. Для этого каждой команде нужен план действий: на день, неделю, месяц, квартал или больший срок.
Чтобы следить за прогрессом, можно разместить доску для планирования в офисе или завести таск менеджер для всей команды. С помощью этих инструментов каждый сотрудник сможет видеть свою загруженность и планы коллег, обсуждать задачи и формировать рабочие группы.
4. Стройте доверительные отношения в команде
Доверие в коллективе – один из ключевых элементов комфорта. Чтобы его добиться, можно использовать разные способы, например, программы наставничества для новых сотрудников, тимбилдинги, внерабочие встречи.
Но важно, чтобы члены команды хотели участвовать в таких мероприятиях: принуждение к походу в верёвочный городок или играм вроде "Верю / не верю" вряд ли приведёт к чему то хорошему. Поэтому в первую очередь нужно узнать мнение сотрудников. Поможет в этом простой опрос, а чтобы никто не боялся высказаться, сделайте его анонимным.
Доверие проявляется и в контроле за выполнением задач. Необходимо чётко обозначить цели, установить дедлайны и обеспечить сотрудников всем необходимым для работы. Но не нужно стоять у них над душой и проверять процесс каждый час.
5. Обсуждайте процесс и получайте фидбек от каждого
Во первых, у сотрудников могут быть полезные и неожиданные идеи по улучшению системы работы. Во вторых, они могут замечать какие то проблемы, которые не видит руководитель. В третьих, так все работники будут чувствовать свою значимость и это повысит их мотивацию.
Проводить нужно и общие собрания, и личные встречи с каждым. Одним может быть проще высказывать свои предложения в коллективе, чувствуя поддержку коллег, а другим, напротив, сложно собраться с силами и озвучить свои мысли в окружении большого числа людей.
А чтобы поделиться идеями могли даже самые застенчивые сотрудники, поставьте в офисе коробку для анонимных предложений или периодически проводите анонимные опросы в онлайн формах.
С помощью обсуждения стоит разбираться и с конфликтными ситуациями: выслушать каждого, проанализировать аргументы и только потом принимать решение.
6. Позволяйте всем проявлять себя
Команде для развития необходим простор для креатива. Поэтому важно создать атмосферу, в которой сотрудники не будут бояться высказывать свои идеи или совершать ошибки (в разумных пределах).
Чтобы рисковать было не так страшно, предложите членам команды перед выполнением задачи заполнить простую таблицу, в которой они представят худший сценарий. Она состоит из трёх столбцов: в первом нужно написать, какой результат сотрудник считает самым ужасным; во втором – какие действия и факторы, на его взгляд, могут привести к такому финалу; в третьем – что команде нужно будет сделать, чтобы выйти из вероятной плохой ситуации.
Поощряйте не только смелость, но и желание сотрудников развиваться. Находите или организовывайте для них образовательные программы, курсы и лекции.
7. Следите за численностью команды
Большое количество сотрудников не гарантирует того, что команда будет работать эффективнее или быстрее. Напротив, в слишком многочисленной группе сложнее строить доверительные отношения и следить за производительностью.
Основатель Amazon Джефф Безос, например, при создании команды рекомендует использовать "правило двух пицц": в коллективе должно быть столько человек, чтобы их можно было накормить двумя пиццами. Не больше. Такое ограничение позволяет эффективно следить за деятельностью каждого и повышать продуктивность.
8. Используйте одни и те же рабочие инструменты
Все члены команды должны применять одинаковые каналы связи и программы. Иначе может возникнуть коммуникационный барьер, который помешает достижению цели и создаст внутренний дискомфорт. Например, если часть команды работает в "Google Документах", а другая в Microsoft Office; или один отдел общается исключительно в Telegram, а другой в WhatsApp. Лучше обговорить это сразу, а не подстраиваться друг под друга в процессе.
9. Следите за прогрессом
Регулярный анализ и оценка работы – эффективные инструменты для развития команды. Использовать для этого стоит очевидные показатели, например, заработанные деньги или количество клиентов/подписчиков.
Также периодически – раз в месяц или квартал – нужно отвечать на пять вопросов:
На основе ответов можно пересматривать рабочие процессы, обсуждать детали с сотрудниками и при необходимости менять стратегию.
10. Хвалите удачную работу
Похвала – отличный мотиватор. Стоит отмечать и удачную работу всей команды, и отдельные успехи конкретного сотрудника, если он прыгнул выше головы или помог своим коллегам, выполнив что то вне своих обязанностей. Последнее особенно важно: такой подход позволит создать дружескую атмосферу, улучшит рабочий настрой команды и сплотит коллектив.
Похвалу можно выражать разными способами: словами благодарности, денежными премиями или подарками, дополнительным выходным.
Источник: Лайфхакер.ру
|