Как адаптировать офис к новой реальности: 6 советовПросто так прийти в офис и работать, как раньше, не получится. Рассказываем, как наладить эффективный и безопасный трудовой процесс в условиях новой реальности. Составьте список сотрудников, которые готовы выйти в офисВыводить с удалёнки всех и сразу рискованно. В офисе вы можете обеспечить сотрудникам относительную безопасность – например, рассадить их подальше друг от друга и расставить всюду санитайзеры. Но опасными могут оказаться регулярные поездки на работу в общественном транспорте. Поговорите с подчинёнными и выясните, кто может продолжить выполнять задачи из дома, а кому срочно надо в офис. В идеале первыми должны вернуться те, кто способен дойти до работы пешком или доехать на своей машине. Сотрудникам, которые вынуждены добираться в офис на общественном транспорте, да ещё и с пересадками, безопаснее продолжить деятельность из дома. Если у вас в коллективе есть те, кому за 65, а также люди, страдающие хроническими заболеваниями или живущие с пожилыми родителями, их тоже пока стоит оставить на удалёнке. Проверьте, исправно ли офисное оборудованиеВ период самоизоляции починить барахлящий принтер или выяснить, почему ноутбук подозрительно шумит, было некому. Перед тем как открыть офис для сотрудников, поинтересуйтесь, есть ли у кого нибудь жалобы на технику, с которой приходится работать. После долгого простоя устройства, рассчитанные на регулярное использование, могут барахлить, поэтому к выходу с удалёнки стоит убедиться, что всё исправно, а если нет, то присмотреть новые компьютеры или пополнить запас необходимых комплектующих. Здесь есть неочевидный бонус: если подчинённые знают, что руководителю не всё равно, в каких условиях они работают, это способно повысить их мотивацию и придать уверенности в завтрашнем дне. Устройте перестановкуСкорее всего, понятие социальной дистанции ещё долго никуда не денется из нашей жизни. Соблюдать её придётся не только на улице или в магазине, но и в офисе. Тесный кабинет, где столы стоят впритык, может стать рассадником инфекции, поэтому нужно организовать рабочие места так, чтобы сотрудники без лишней необходимости не сталкивались друг с другом. Это, кстати, ещё один довод в пользу того, чтобы оставить часть подчинённых на удалёнке: чем меньше людей, тем больше свободного пространства.
Роспотребнадзор рекомендует соблюдать следующие нормы:
Следите за здоровьем сотрудниковДоговоритесь с подчинёнными, что здоровье превыше трудовых подвигов. Если они плохо себя чувствуют, то могут работать из дома, взять отгул или больничный, никто из за этого не будет на них косо смотреть. В конце концов, лучше вовремя перераспределить обязанности одного приболевшего сотрудника, чем столкнуться с ситуацией, когда кашляет уже весь отдел. Чтобы не подвергать людей напрасному риску, лучше проявить бдительность и ещё на входе в офис отсеивать тех, у кого температура. Вместо бесконтактных термометров удобнее использовать компактный тепловизор. Он может определять температуру не только одного неподвижно стоящего человека, но и работать с движущейся толпой. Точность устройства – ± 0,5 °C, а измерение прибор проводит в режиме реального времени. Запаситесь моющими средствами и санитайзерамиК чистоте в офисе сейчас нужно предъявлять особенно строгие требования. На входе оставьте запас кожных антисептиков и дезинфицирующих салфеток и поручите офис менеджеру следить, чтобы каждый сотрудник тщательно обрабатывал руки. Напоминайте подчинённым, что нужно соблюдать правила гигиены и регулярно мыть руки в течение всего рабочего дня и после каждого посещения туалета. Звучит абсурдно, но такова реальность, в которой нам приходится жить. Влажную уборку с дезинфицирующими средствами в офисе нужно проводить каждый день. Повышенное внимание уделите контактным поверхностям: дверные ручки, выключатели и перила трогают чаще всего, поэтому и обрабатывать их Роспотребнадзор советует каждые 2–4 часа. Не забывайте о проветривании – эту процедуру нужно проводить хотя бы раз в два часа. Обновите текущие программы и установите новыеПо понятным причинам общие собрания и совещания сейчас перешли в онлайн режим. Если ваша компания будет выходить в офис по отделам, удобный сервис для командной работы поможет проводить встречи дистанционно и оставаться на связи с членами коллектива, которые трудятся из дома. Например, Microsoft Teams позволяет не только организовать веб конференцию, но и обмениваться файлами, получать доступ к ним вместе с коллегами в режиме реального времени. Сервис входит в подписку "Microsoft 365 бизнес стандарт", а вместе с ним предоставляются премиум версии Word, Excel, PowerPoint и Outlook, а ещё 1 ТБ для хранения данных в OneDrive и почтовый ящик на 50 ГБ. Не забудьте про антивирусы: пока часть команды выполняет задачи с домашних компьютеров, стоит усилить оборону, чтобы конфиденциальные данные не попали в руки злоумышленников. Современные антивирусные решения способны защитить не только рабочий ПК, но и мобильные устройства – если сотрудник потеряет выданный ему смартфон, антивирус заблокирует устройство и удалит все ценные сведения.
|